نظام المعلومات الإدارية (MIS) هو حاسوب نظام من الأجهزة والبرامج التي تعمل كأساس لعمليات المنظمة. يقوم نظام المعلومات الإدارية بجمع البيانات من أنظمة مختلفة عبر الإنترنت لدعم اتخاذ القرارات الإدارية، وتحليل المعلومات، وإعداد تقارير البيانات.
في المنظمة، يتم استخدامه لتنسيق المعلومات والتحكم فيها وتحليلها وتصورها. ويشارك كل من الأشخاص والإجراءات والتكنولوجيا في دراسة نظم المعلومات الإدارية في بيئة تنظيمية. فهو يزود الشركات والمؤسسات بالتكنولوجيا التي تسهل الاتصالات وتدفق المعلومات، وتساعد في حل المشكلات وتمنح المنظمة ميزة تنافسية.
دور نظم المعلومات الإدارية
نظام المعلومات الإدارية (MIS) عبارة عن قاعدة بيانات مالية محوسبة تم إعدادها ومصممة لإنشاء تقارير منتظمة عن العمليات لجميع مستويات الإدارة داخل الشركة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن عادة الحصول على تقارير محددة بسهولة من النظام. الهدف الرئيسي لنظام المعلومات الإدارية هو تزويد المديرين بتعليقات حول أدائهم حتى تتمكن الإدارة العليا من مراقبة العمل بأكمله. غالبًا ما يقارن نظام المعلومات الإدارية البيانات 'الفعلية' بالنتائج والنتائج 'المخططة' من العام السابق لقياس التقدم نحو الأهداف.
يتم إرسال البيانات من أقسام ووظائف الشركة إلى نظام المعلومات الإدارية. يتم جمع بعض المعلومات تلقائيًا من خلال عدادات تسجيل المغادرة المتصلة بالكمبيوتر، بينما يتم إدخال معلومات أخرى يدويًا على فترات منتظمة. يتم الحصول على التقارير الأخرى باستخدام لغات الاستعلام المضمنة، بينما تتم برمجة التقارير الروتينية مسبقًا وتنفيذها بشكل دوري أو عند الطلب. يستخدم المديرون وظائف العرض المدمجة في النظام للتحقق من التقدم على أجهزة الكمبيوتر المكتبية المتصلة بنظام إدارة المعلومات (MIS) عن طريق الشبكات. كما يتم متابعة وإظهار أداء أسهم الشركة من خلال عدة أنظمة متطورة.
تطور نظم المعلومات الإدارية
من المفيد تقسيم تاريخ نظم المعلومات الإدارية إلى أربع أو خمس فترات لفهم تطورها.
منتصف الستينيات إلى منتصف السبعينيات:
كانت أنظمة المعلومات مركزية خلال السنوات الأولى لنظم المعلومات الإدارية المحوسبة وكانت تركز فقط على متطلبات الإدارة والحوكمة. وكانت أقسام المحاسبة مسؤولة عن معظم نظم المعلومات وتقاريرها.
منتصف السبعينات إلى منتصف الثمانينات:
على الرغم من أن نظم المعلومات الإدارية كانت لا تزال تركز في المقام الأول على الإدارة والرقابة، فقد بدأت إدارات إضافية في الاستفادة من هذه التكنولوجيا. شكل ونطاق المجموعات التوجيهية الإضافية لأنظمة المعلومات والمبادرات التي يقودها المستخدمون غالبًا ما ينشئون مشاريع.
منتصف الثمانينات إلى أواخر التسعينات:
شهدت هذه الفترة نمو نظم المعلومات المركزية ولامركزية المعلومات. كل قسم لديه شبكة الكمبيوتر الخاصة به. يُشار إلى إدارة المعلومات في كثير من الأحيان باسم 'رعي القطط'. تطورت وظيفة جديدة للتعامل مع اقتناء وتشغيل أنظمة المعلومات المختلفة في العديد من الشركات خلال هذا الوقت.
أواخر التسعينات إلى اليوم:
لا تزال أنظمة المعلومات مرتبطة ارتباطًا وثيقًا بالحوكمة والإدارة في العصر الحديث، ولكنها متفرقة على نطاق واسع ويمكن لكل موظف تقريبًا الوصول إليها عبر عدة منصات. لكي تتمكن شركة العميل من الوصول بسهولة إلى معلومات الموردين ويمكن للمستهلكين بدورهم الوصول إلى تلك المعلومات، يتم دمج العديد من أنظمة المعلومات بين الشركات المختلفة.
اليوم للأمام:
أدى النمو السريع في عرض النطاق الترددي للإنترنت إلى الاعتماد بشكل كبير على الحوسبة السحابية. ويرى البعض أن هذا يبشر بعصر جديد في صعود العامل وأن هذا هو عصر نظم المعلومات الإدارية. في الوقت الحاضر، يمكن لأي موظف تقريبًا إصدار أحكام مدروسة بسبب الأدوات التي يمكن الوصول إليها بسهولة عبر العديد من المنصات. أصبح التمييز بين أولئك الذين ينشئون معلومات نظم المعلومات الإدارية وأولئك الذين يستخدمونها ضبابيًا على نحو متزايد.
ركائز نظم المعلومات الإدارية
تشتمل الإدارة والمعلومات والنظام على الركائز الثلاث لنظام المعلومات الإدارية. يتم وصف هذه أدناه.
إعادة تسمية الدليل
- تخطيط
- تنظيم
- التوظيف
- توجيه
- المتابعة
مكونات نظم المعلومات الإدارية
يتكون نظام المعلومات الإدارية من خمسة مكونات: الأشخاص، والعمليات التجارية، والبيانات، والأجهزة، والبرمجيات. لتحقيق أهداف الشركة، يجب أن يتعاون كل من هذه المكونات.
الهدف من نظم المعلومات الإدارية
تتمثل الأهداف الرئيسية لنظام معلومات الإدارة في مساعدة المديرين التنفيذيين في اتخاذ القرارات التي تعزز استراتيجية العمل وتنفيذ الهيكل التنظيمي وديناميكيات الشركة لإدارة المنظمة بشكل أكثر فعالية واكتساب ميزة تنافسية.
بعض أهداف نظم المعلومات الإدارية هي كما يلي:
خصائص نظم المعلومات الإدارية
أنواع نظم المعلومات الإدارية (MIS)
تأتي أنظمة المعلومات بأشكال مختلفة لجمع البيانات وتقديم التقارير ومساعدة المديرين التشغيليين والمتوسطين في اتخاذ القرارات. اعتمادًا على الموقف، يتم استخدام العديد من أنظمة المعلومات الإدارية. وبالتالي، فإن اختيار نوع نظام المعلومات الإدارية المناسب أمر بالغ الأهمية. وفيما يلي شرح لبعض أنواع نظم المعلومات الإدارية المستخدمة في كثير من الأحيان:
عيوب الإنترنت
1. نظام التقارير الإدارية
إنها قاعدة بيانات تتتبع جميع الأنشطة المالية والتجارية على مختلف مستويات الإدارة. عادةً ما يستخدم المديرون من المستوى المتوسط نظام التقارير الإدارية لإنتاج تقارير متكررة من خلال مقارنة الأداء المالي السابق والحالي لتقييم النمو المالي. يمكن لمديري المستوى المتوسط أيضًا استخدامه لتحليل أدائهم. يقوم كبار المديرين بمقارنة الوضع المالي الحالي للشركة والفعالية التشغيلية مقابل أهداف الشركة المحددة باستخدام البيانات المقدمة من نظام التقارير.
2. أنظمة التحكم في العمليات
يركز هذا النظام على الأنشطة التجارية المادية أو الصناعية، مثل تجميع السيارات أو تكرير النفط أو تصنيع المعادن. يقوم نظام التحكم في العمليات بجمع البيانات بشكل مستمر وينتج تقريرًا عن أداء النظام. يساعد التقرير الإدارة على تقييم مدى نجاح العملية ويوفر معلومات حول وقت وقوع حدث معين. بالإضافة إلى ذلك، فهو يكشف مدى تكرار انحراف نظام الإنتاج عن عملية الإنتاج الدورية. يعد هذا النوع من البيانات مفيدًا لتقييم فعالية نظام الإنتاج والحفاظ على السيطرة على سلامة العمال والمعدات.
3. نظام المبيعات والتسويق
يمكن للمديرين مراقبة مبيعات الشركة وفعالية الإعلانات من خلال أنظمة المبيعات والتسويق. من خلال مراجعات العملاء وتعليقاتهم، يمكن لأنظمة التسويق إنشاء تقارير تساعد المديرين في رفع مستوى منتجاتهم. يمكن لمديري التسويق الذين يستخدمون أنظمة المبيعات استخدام التقارير لمعرفة المزيد حول المبيعات المتوقعة وتقييم كيفية مقارنتها بالأرباح الحالية. يمكنهم استخدام هذا للتعرف على الأنماط وتطوير الحلول للتنمية المستقبلية. يمكن لهذه الأنظمة تتبع فروق الأسعار بين المنتجات والعروض الترويجية والحملات الإعلانية الحالية التي يستخدمها تجار التجزئة المحددون. قد يستخدم المديرون هذه المعلومات لتتبع مبيعات المنتج واستهداف عروض ترويجية أو خصومات إضافية.
4. نظام مراقبة المخزون
فهو يتتبع كل الأحداث المتعلقة بالمخزون، مثل السرقة والتلف والمخزون الموجود، مما يمكّن الإدارة من معرفة المنتجات التي يتم بيعها بسرعة أكبر وتتطلب إعادة تخزين، إما في مواقع البيع بالتجزئة المحددة أو مستودع الأعمال. يتم تتبع حركة المخزون إلى المستودع، من المستودع إلى المخازن، والمبيعات والمرتجعات من خلال نظام مراقبة المخزون.
5. الأنظمة المحاسبية والمالية
إنه يتتبع أصول المنظمة واستثماراتها. فهو يجمع جميع المعلومات ذات الصلة بالتقارير المالية التي يتطلبها القانون للضرائب الفيدرالية والولائية والمحلية وكشوف المرتبات وصناديق التقاعد. إذا قامت المؤسسة بنشر تقارير سنوية، يقوم نظام المحاسبة والمالية بتسليم التقارير المطلوبة لعمليات التدقيق هذه. كما أنه يسهل ترحيل المعاملات اليومية، مثل إيرادات المبيعات والمرتجعات والودائع المصرفية. هذه الطريقة هي الأساس للبيانات الشهرية مثل الأرباح والخسائر والميزانية العمومية. بالإضافة إلى ذلك، تساعد هذه البيانات المديرين في مقارنة النجاح المالي الحالي للشركة بنتائجها التاريخية وتحديد أهداف التوسع المستقبلي.
6. الموارد البشرية
باستخدام نظام إدارة المعلومات هذا، قد تقوم الإدارة بتنظيم كيفية توزيع المعلومات في جميع أنحاء الشركة. يتضمن نظام معلومات أتمتة المكاتب أدوات إلكترونية يستخدمها المديرون للتواصل مع مديري الإدارات الآخرين أو موظفيهم أو حتى مع الموظفين الآخرين. الرواتب والمزايا والتقاعد كلها مكونات مالية للأنظمة المحاسبية والمالية التي يتتبعها هذا النظام. يتتبع نظام الموارد البشرية أيضًا العديد من الأشياء. إن تقديم إشعارات بالامتثال القانوني يتطلب جلسات تدريبية، ولوائح الموارد البشرية تسهل التواصل بين الموظفين والموارد البشرية والإدارة.
7. نظام دعم القرار
تقوم أنظمة دعم القرار بجمع المعلومات من المصادر الداخلية والخارجية لمساعدة المديرين في اتخاذ خيارات العمل. تعتبر البيانات من الأقسام الأخرى، مثل البيانات المالية أو بيانات المخزون أو هوامش المبيعات الحالية لربع السنة، أمثلة على البيانات من المصادر الداخلية. تشمل مصادر البيانات الخارجية تطورات الصناعة وأسعار الفائدة والتكاليف مع الشركات أو الموردين المنافسين. عند إصدار الأحكام بشأن بناء النمو، أو حصص العمل السنوية، أو إنشاء سياسة جديدة، قد يستخدم المدير نظام دعم القرار.
8. نظام المعلومات التنفيذي
تم تصميم نظام المعلومات التنفيذية لمساعدة الإدارة التنفيذية في الإشراف على المديرين التنفيذيين. ومن خلال توفير المعلومات في الجداول والرسوم البيانية، يسهل هذا النظام على المديرين تحليل البيانات وإصدار أحكام مستنيرة.
9. نظم المعلومات التسويقية
يشير نظام المعلومات التسويقية إلى الجمع المنهجي والتحليل والتفسير والتخزين وعرض معلومات السوق للمسوقين بشكل منتظم ومستمر من مصادر داخلية وخارجية. فهو يوفر للمسوقين تفاصيل مهمة لتحديد أفضل السبل لتنفيذ عمليات التسويق، مثل التسعير والتعبئة وتطوير المنتجات الجديدة والتوزيع والوسائط والترويج.
10. نظام المعاملات
تقوم أنظمة معالجة المعاملات بالتقاط البيانات أثناء نشاط المعاملات اليومي للمؤسسة. يمكنهم أيضًا مراقبة العمليات المنتظمة الأخرى مثل طوابير البضائع أو حجوزات السلع المختلفة. يمكن أتمتة كشوف المرتبات وعمليات الشركة الأخرى التي تنطوي على الودائع باستخدام أنظمة المعاملات.
11. نظام إدارة المعلومات المدرسية
يمكّن نظام المعلومات المدرسية (SIMS) المدرسة من العمل بكفاءة. تستخدم العديد من المدارس هذه التكنولوجيا للتعامل مع جميع العمليات التي تتم خلف الكواليس في المدرسة بالإضافة إلى تشكيل أدمغة الشباب. لقد أدى نظام المعلومات المدرسية إلى تقليل عبء العمل المتمثل في الحفاظ على سجلات حضور الطلاب وإدارتها.
12. تخطيط موارد المؤسسة
تستخدم الشركة برنامجًا أو نظامًا لتخطيط وإدارة الأنشطة اليومية مثل سلسلة التوريد والتصنيع والخدمات والبيانات المالية والعمليات الأخرى. تعد المحاسبة والمشتريات وإدارة المشاريع وإدارة علاقات العملاء وإدارة المخاطر والامتثال وعمليات سلسلة التوريد مجرد عدد قليل من المهام التي قد يؤديها برنامج تخطيط موارد المؤسسة لأتمتة وتبسيط الشركة أو المؤسسة.
