PA: مساعد شخصي
PA لتقف علي مساعد شخصي. يعد المساعدون الشخصيون ضروريين لتقديم الجدولة والتنظيم والتخطيط الفعال في الحياة المهنية للعديد من المديرين التنفيذيين والعديد من المهنيين الآخرين. يمكن للمساعد الشخصي أن يعمل في مكان العمل أو عن بعد ويكون مسؤولاً عن العديد من الواجبات الإدارية التي تدعم بشكل مباشر الفرد أو المكتب. على عكس المسؤول، الذي غالبًا ما يدير الموظفين، يتولى المساعد الشخصي (PA) عمومًا المهام الإدارية نيابة عن الشخص. يكون هذا الفرد عمومًا مديرًا أو مسؤولًا تنفيذيًا في مؤسسة حكومية أو غير ربحية أو ربحية. تتمثل وظيفة السلطة الفلسطينية في إعفاء المدير التنفيذي (المسؤول) من مسؤولياته الإدارية حتى يتمكن من التركيز بشكل كامل على الأنشطة الاستراتيجية.
يتولى المساعد الشخصي المهام والأنشطة اليومية لشخص آخر. يتم توظيف المساعدين الشخصيين في كثير من الأحيان من قبل الأشخاص ذوي المهن الصعبة أو الحياة الاجتماعية النشطة لإدارة جداولهم وإنهاء الأنشطة الضرورية التي تستغرق وقتًا طويلاً.
يهدف المساعدون الشخصيون إلى التنبؤ باحتياجات أصحاب العمل وطلباتهم أثناء العمل معهم بشكل وثيق. يمكن لأي شخص عادي توظيف مساعد شخصي لإدارة مسؤولياته، مثل الجداول الاجتماعية أو مواعيد الطبيب. يمكن للمساعد الشخصي أيضًا العمل في شركة أو مؤسسة حيث يتم تعيينه لموظف معين ويكون مسؤولاً عن إدارة جدول عمله ومكالماته الهاتفية.
عقدة القائمة في جافا
واجبات المساعد الشخصي
يقوم المساعدون الشخصيون بالمساعدة والإشراف على العديد من المهام، اعتمادًا على المجال الذي يعملون فيه. في الأماكن السكنية، يساعدون الأفراد، بينما في المكاتب، يساعدون المهنيين. يعمل المساعدون الشخصيون في كثير من الأحيان معظم اليوم في أداء المهام لأصحاب العمل. عادة، تشمل واجباتهم ما يلي:
- العمل كنقطة اتصال أولية للمتصل، والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات، وإعادة توجيه الرسائل، ووضع علامة على المكالمات لاهتمام المدير
- تنظيم الوصول إلى المدير أو المسؤول التنفيذي وجدولة الاجتماعات والمواعيد ومراقبة اليوميات
- جدولة وترتيب الإقامة والنقل والسفر، وكذلك التخطيط للمؤتمرات والفعاليات
- لفت انتباه الإدارة أو المدير التنفيذي فيما يتعلق بالمسؤوليات الرئيسية والمواعيد النهائية
- كتابة ومقارنة وإنشاء الرسائل والتقارير والعروض التقديمية
- التعامل مع أنظمة الملفات وقواعد البيانات
- التواصل مع الموظفين والموردين والعملاء أثناء وضع الإجراءات والأنظمة الإدارية
- مصاريف التجميع والتسجيل
- إدارة مجموعة متنوعة أخرى من المهام لمساعدة المدير؛ ومع ذلك، ستختلف المهام اعتمادًا على الصناعة وتفويض المدير.